起業者・小規模事業者向け!(ほぼ)全て無料でIT化はここまでできる【士業・コンサル編】

2019年12月5日IT活用支援CLOUDSIGN, Eight, Freee, ITツール紹介, MISOCA, Office365, paypay, Pleasanter, RPA, SNS, UiPath, Wordpress, ここからアプリ, ペライチ, 小規模起業, 起業, 連絡とれるくん, 集金代行サービス

人不足が叫ばれる今のご時世、効率的に働けるかは非常に重要なポイントです。
人の手でやらなくても良いことは、できるだけシステム化しましょう。

でも、ITシステムの問題は継続的にお金がかかること・・・。
多くの場合、月額〇円というコストがボディーブローのようにじわじわと効いてきます。

そんなお悩みを解決すべく、この記事を作成しました。
この記事を読むと、こんなことが分かります。

  • コストを掛けないIT活用の取り組みのポイントが分かる
  • 具体的な無料サービスの事例が分かる

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無料・低コストで使えるITシステムで、これだけのことができることが分かる

無料(タダ)という響きに弱い日本人…自分も、無料(タダ)は好きです。

ですが、ビジネスにおいては「タダより高い物はない」こともよくあるので、注意は必要ですね。今回の記事においては、素性が明らかになっている無料/できるだけ安いITサービスに厳選して紹介しています。

ITシステム活用を想定する事業者は、こんな事業者の設定(中小企業診断士や税理士などの士業/コンサルタント)

本設定でのIT導入を実際に実施した事業者が存在する訳ではないですが、私がこれまで関与してきたお客様をイメージしながら経営者像を設定しました。
いわゆるペルソナというやつですね。

注意点

あくまで、設定としての架空の事業者情報です。自分ではありません。
※実際の支援経験を踏まえた架空の事業者

東京都内を中心に活動する、独立したての中小企業診断士。
社員やパートは雇っておらず、適宜外注してリソース不足を補っている。
いずれは法人化や社員雇用も考えているため、その部分も事前に踏まえたシステム構成にしたい。

さて、こんな規模の事業者なら、無料・低コストIT活用はどこまでできるでしょうか。

注意点

当然、システムによっては利用規模によっては有料プランにしないといけないケースがでてきます。
また、期間限定の無料版がある、というケースもありますが、それは有料プランが格安でなければ選択肢から除外しています

基本的に、無料のサービスは、無料プランが期間限定ではなくずっと使えるもの、という基準でシステムを選定しています。

こちらの記事でも、攻めのITシステムと守りのITシステムの視点で記載します。

攻めのITシステム(売上獲得のためのシステム)活用

ネット集客、Webプロモーション

WordPress + レンタルサーバー:ホームページ制作 <月額1,000円程度>

ホームページ作成ソフト【ジンドゥー】

無料でホームページを制作できる、Wixペライチといったサービスもありますが、士業やコンサルタントという職種柄、ある程度しっかりとしたホームページを制作するのが良いでしょう。
また、ブログでノウハウや情報発信を行う重要性も大きい

そこで、推奨される方式はWordPress + レンタルサーバーです。
無料のWordpressテーマを利用すれば、レンタルサーバーのコストだけで自作できます。

お薦めのレンタルサーバーの契約はXServerのX10プラン です。

比較的低コストでスペックも悪くはなく、SSL標準搭載で個人~小規模企業のブログやHPを書く程度なら充分に足ります

無料テーマの選び方を次の記事で紹介していますので、こちらも参考にしてください。

ペライチ:セミナー等のランディングページ <無料>

無料で簡単に一枚ペラのページが作れる「ペライチ」

ランディングページは、主にセミナーやイベントの集客に用いるものです。
弊社のセミナーランディングページは制作業者に発注しましたが、無料で制作するにはペライチが一番お勧めでしょう。

ペライチのすごさは、無料サービスなのに結構SEOが強いこと。
ランディングページは一般的にはネット広告とセットですが、ペライチで制作したイベントページから何もせずとも申し込みがあった、という話を結構耳にします。

本家ペライチのページでは、ディレクトリ型であるから強いと謳っていますが、ディレクトリ型とサブドメイン型でそこまで差があるのかは分かりません。
ですが、ペライチドメインの強さが検索力に影響していることは、間違いなくあるでしょう。

https://peraichi.com/univ/post-12319

Line公式アカウント:情報配信、カスタマーサポート <無料>

LINE公式アカウントのページより

メッセージ1,000通まで無料で利用することができます。
LINEプッシュ通知は頻繁に送られるとブロックされやすくなるので、多くても週に1通程度が良いでしょう。その場合の単純計算なら250人まで無料で対応できます。

士業や〇〇コンサルタントなど、顧客に対して「先生と生徒」という関係性を築くことがビジネス上で重要となる場合、LINE公式アカウントが適しています。
もちろん、Youtubeでノウハウを発信できるとさらに良いですね。

決済関連・顧客管理

アプラス口座振替:集金代行システム <月額+従量課金>

アプラス集金代行のページ

士業やコンサルタントの場合、月額定額料金を顧客に支払ってもらう顧問契約が一つの最終契約形態となります。
この場合、毎月毎月同じ金額を、請求書を出して、入金確認して…というのは、結構な手間です。そこで、口座振替やクレジットカードによる月次の引き落としなどを模索する形になります。

その中でも、コストパフォーマンス重視でいくとアプラスの口座振替がお勧めです。
詳しい料金は別の記事に紹介しますが、5~6社を比較検討した結果一番手数料が安かった結果となりました。

eight:名刺管理 <無料>

名刺管理SNS「eight」

登場初期は名刺管理サービスでしたが、現在はSNSに近いサービスとなっています。
個人的にはSNS化は余り賛成できないのですが、利便性や普及度も踏まえると「eight」が名刺管理サービスの第一候補となるでしょう。

個人事業主規模から小規模事業者のカテゴリを突破するぐらい成長した場合には、「連絡とれるくん」がコストパフォーマンスが良く、お勧めのサービスです。

守りのITシステム(コスト削減のためのシステム)活用

バックオフィス・経理関連

Freee:会計システム <年間 47,760円>

注意点

会計システムfreeeが、2020年4月から値上げされるという情報が出ています。
中小の法人プランが特に影響が大きいとのことです。
この辺りの情報がしっかり出てから検討することをお勧めします。

残念ながら、会計システムは完全無料でやり繰りすることは難しいです。
できるだけ安いのを、とも考えましたが、余りマイナーなのを紹介しても税理士の先生からクレームが来かねないので。

現状のクラウド会計システムは、小規模事業者が自ら利用するシステムとしてはFreeeかMoneyForwardの二択と言っても過言ではありません。弥生会計もクラウドが出ている等、その差は埋まりつつありますが、小規模事業者においてはまずFreeeが第一候補になるかと考えています。

ですが、もう一つの会計システムの選択基準としては、顧問税理士に提案してもらうことをお勧めしています。

税理士の中でも流派(?)があり、推奨している会計システムは異なっています。
顧問税理士が信頼できる人物であれば、その税理士が扱う会計システムに従うことがベストでしょう。ちなみに私(弊社)は弥生会計で実施しています。

Misoca:請求管理 <無料>

受発注に関する書類をクラウドで作成・管理できる「Misoca」

資金調達に関する事業計画作成やスポットコンサルなど、単発の案件を請け負った場合は見積書/請求書を作成しますね。

大抵のパターンでは、エクセルでありもののテンプレートから制作して紙に印刷する人が多いですね。ですが、IT活用も指導するコンサルなら、エクセルの次を検討するのが良いでしょう。

そこでお薦めは、Misocaです。
クラウド会計のFreeeややよい会計とも連携し、月5本の請求書発行までは無料プランで実施できます。

テンプレートは準備されたものしか利用できませんが、それでも十分に使い勝手は良いと思います。

CloudSign:契約管理 <無料>

オンラインで契約手続きができる「クラウドサイン」

コンサルタント仕事は契約書を作成することが重要です。
アウトプットが明確に無いためナアナアで口頭で済ませてしまうことが多いですが(自分もよくやってしまいます)、顧客と良好な関係を維持していく上では、契約書をしっかり文面で明記することが重要です。

一方で、書面での契約書の作成って、ちょっとめんどくさいですよね。
金額によっては収入印紙が必要だったり。内容の確認と押印で複数回の面談が必要なケースが多かったり。

その悩みを解決してくれるのが、クラウドで契約書の締結と管理ができるクラウドサインです。
フリープランでも月間で5本の契約書の作成ができます。
取引の契約書のみでなく、雇用契約書やNDAの締結などにも利用できます。

電子契約であれば、収入印紙も必要ありません。
こちらのサービスは弁護士ドットコムが監修しているもので、法制度面でも安心でしょう。

データ管理・セキュリティ・効率化

この辺りは、ちょっとITに詳しい専門家がいないとそもそも使いこなすことが難しい、という問題点はありますが…。
実は、意外と、無料でも頑張ることができます。効率化、取り組んでみましょう!

Pleasanter(プリザンター):Webデータベース  <無料>

3IDまで無料でクラウドデータベースシステムが利用できるPleasanterです。
知名度が余り無いのが残念ですが、最近の一押し。

ですが、個人事業主レベルでWebDBシステムを何に使うか?というと、そうですね…。
見込み等も含めた顧客/取引先の管理や案件管理、売上管理などで使えるかも。エクセルで管理できるよ、と言われてしまいそうですね…

Avast:セキュリティシステム  <無料>

https://www.avast.co.jp/index#pc

セキュリティシステムに無料版を用いるのは個人的に微妙かなーと思うのですが、この記事から少し主旨がずれてしまうので。無料版があるなかでおすすめはAvastでしょうか。おそらく一番定番だと思います。

OneDrive:ファイル共有  <Office365 Business 月額900円>

Microsoft Office 365

士業・コンサルタントなら必須のMicrosoft Officeサービス。
私のお勧めはOffice365 Business プランです。
年間12,000円程度で、常に最新版が使えるだけでなく、OneDriveまでついてきます。

しかも、このプランの良いところは、同一ユーザーで5台までインストールできること。
デスクトップ1台、モバイル2台(win/mac)+タブレットを利用している自分にとっては非常にありがたいです。

OneDriveの使い勝手は、競合の定番サービスDropboxよりも少し使いにくいかな?という印象ですが、慣れれば問題ありません。
共有の仕組みが少し異なるので、移行する場合は注意が必要です。あと、変更履歴が若干分かりにくいのが残念。元のバージョンに戻すのも少し分かりにくい。

UiPath:RPA(Robotics Process Automation)  <無料>

RPAを個人レベルで使うか?という疑問はおいといて。
無料で非常に使い勝手が良いので紹介したいと思います。

自身のビジネスで今後利用し得るとしたら、ネットの情報収集ですね。
例えば今はクラウドファンディングの支援をしていますが、camp-fireの各プロジェクトの情報を集める、などに使えそうです。

ITシステムの選定に困ったときは「ここからアプリ」

中小機構が運営するサイト「ここからアプリ」

はい、自分がうすーく関与しているプロジェクトの宣伝です。

国の中小企業支援機関である中小機構が運営するクラウドサービス紹介サイト。
残念ながらまだまだ紹介サービスの品揃えは物足りないですが、一つの選択基準として見てみるのも良いでしょう。

ここに載っている/いないに関わらず、E-SODAN(チャット経営相談システム)でここからアプリについて相談もできますので、困ったときは利用してみてください。

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