進捗管理をスプレッドシートで実現する(ガントチャートPlugin「ProjectSheet planning」)

2017年3月19日IT活用支援ITツール紹介, ガントチャート, スプレッドシート, 業務改善, 生産性向上, 進捗管理

支援事例の一つとして行った、スプレッドシートのプラグインを用いたガントチャートの無料利用を紹介します。

中小企業のIT活用では、どうしてもIT投資予算が少ないことが課題になります。
大抵の中小企業にはIT投資戦略予算がありません。
IT化を進めようとしてもクラウドサービスでは月額課金されてしまって二の足を踏んでしまう。

そんな中小企業では、無料でできることが重要な判断基準になります。

この記事では、こんなことが分かります。

  • 無料で進捗管理の定番システム「ガントチャート」 を実現できる
  • 進捗の共有が、無料でできるようになる

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進捗管理の定番「ガントチャート」とは?

Wikiの画像を引用

タスクのスケジュール管理や進捗管理によく用いられるシステムです。

システム開発部門を持つ大企業など、進捗管理/タスク管理が重要な役割を担う部署では、Microsoft Project (MSP) を利用している会社が大半かと思います。

私も前職FF(ゲームじゃないよ)のシステム開発部門にいたときは、大変お世話になりました。
NASサーバーでファイル共有してると、時々バグるんですよね…
MS Office製品は伝統的にNASサーバーと相性悪いのをどうにかしてほしい。

インストール版でPC一台あたり8.5万円(高機能版は14万)と、なかなか中小企業に提案するには気が引けるお値段です。
※2017年3月時点 (公式サイト)

進捗管理を共有できる、スプレッドシートでガントチャートの作成の仕方

スプレッドシートでガントチャートを作成するには、いくつかの方法がありますが、今回は、スプレッドシートプラグインの「ProjectSheet planning」を利用してみます。

利用の開始は非常に簡単で、スプレッドシートのアドインから該当するプラグインを追加するだけです。


ツールバーにある アドオン > アドオンを取得 を選択して

ProjectSheet planning を追加するだけです。

進捗管理サービス ProjectSheet planning を使う

プラグインを追加すると、追加した際に開いていたシートが自動的にガントチャートフォーマットに変換されます。

右側にある各種設定項目を操作するだけで、体裁を整えることが可能です。

よく使う設定は、「Edit Work Breakdown Structure」の設定で、MS Project でのレベル下げ / レベル上げの制御が可能です。

MSProject と比較すると、イナズマ線が引けなかったりタスク間の連動ができなかったり、などの不便な点もあります。

ですが、特にITに関してコストをかけたくない小規模企業であれば、充分に利用価値があるツールだと感じました。
(そのレベルの小規模企業が、ITツール自体を使いこなせるか、という課題はありますが。。。そこをうまくやるのが、支援者としての課題ですね)

IT活用で業務を効率化することは、現状生産性が低い中小企業こそ大きな効果を得られる取り組みです。
コストをかけずにできるITサービスも世の中にはいくつかあり、また、多少お金を支払えるのであればクラウドサービスをいくつか導入できるでしょう。

コストパフォーマンスを測定しにくいことが難点ですが、コストをかけるだけのメリットは充分にあります。
ぜひ、ITを活用した業務効率化に取り組んでみてください。

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